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SERVICIOS

Con pleno conocimiento y entendimiento de la complejidad que implica el manejo de documentación, hemos desarrollado múltiples sistemas de tratamiento y administración documental con el objetivo de facilitar y optimizar la organización de sus archivos. Nuestras herramientas le permitirán establecer un parámetro lógico de ordenamiento de sus documentos tanto físicos como digitales, prolongando su durabilidad. Proponemos soluciones de Outsourcing o tercerización para todas aquellas funciones administrativas que sean soporte de las actividades principales. De esta manera, el Outsourcing permite mejorar la competitividad de nuestros Clientes sin distraer recursos de su actividad principal.

DIGITALIZACIÓN
La Digitalización consiste en la conversión de la documentación en papel a formato digital mediante el escaneo de los mismos y su posterior archivo en distintos formatos digitales, de acuerdo a las necesidades propias de cada Cliente. La Digitalización de documentos es el proceso más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar documentos en forma de imágenes digitales puesto que, las mismas pueden ser fácilmente almacenadas garantizando su conservación en óptimas condiciones y permitiendo un mejor aprovechamiento de los espacios físicos. Hoy en día la digitalización de documentos se encuentra integrada a los procesos operativos y administrativos de una gran cantidad de empresas, tales como entidades bancarias, estudios profesionales, compañías de seguros, organismos gubernamentales, etc., apoyando las funciones de áreas de atención a clientes, recursos humanos, finanzas, contabilidad, sistemas e informática y departamentos jurídicos entre otros. La Digitalización comienza con la organización, clasificación y limpieza de los documentos del Cliente para posibilitar la posterior lectura por Scanner de alta velocidad que transforma el papel en una imagen digital. La limpieza implica la depuración del material a escanear despojándolo de impurezas tales como clips, cintas adhesivas; etc. Por su parte, la lectura digital de los documentos se realiza en las instalaciones de la Empresa mediante procesos automatizados bajo estrictas normas de control de calidad y supervisado únicamente por personal autorizado a efectos de garantizar tanto la calidad del servicio como así también, la confidencialidad de la información relevada en el proceso. Adicionalmente, las imágenes son puestas a disposición del Cliente ya sea mediante la remisión vía soporte magnético o mediante
alojamiento web en nuestros servidores con acceso on-line las 24 hs. mediante el otorgamiento de claves de ingreso al sistema.

INDEXACIÓN
La Informatización representa la carga en soporte digital de la información contenida en los fondos documentales del cliente, quien a su elección, determinará los datos referenciales a efectos de confeccionar la Base de Datos correspondiente facilitando la administración, gestión y control de la información. Asimismo, esta Base de Datos permite la búsqueda de registros por múltiples rangos de consulta y se encuentra asociada a la numeración única e irrepetible del Cliente e información relevante del mismo. Cabe destacar que la Base de Datos es propiedad del cliente y, por tal, es puesta disposición del mismo, ya sea mediante la remisión vía soporte magnético o mediante alojamiento web en nuestros servidores con acceso on-line las 24 hs. mediante el otorgamiento de claves de ingreso al sistema. Por último, dentro del servicio de Informatización se incluye la actualización periódica de la información contenida en la Base de Datos y un procedimiento constante de Auditoría Interna a efectos de verificar posibles errores en la misma.

GUARDA DOCUMENTAL
La GUARDA consiste en el almacenamiento de los fondos documentales en las instalaciones de la Empresa, la que cuenta con naves especialmente diseñadas para garantizar la integridad física, higiene y seguridad de los mismos contra todo agente externo. La Guarda se realiza mediante la utilización de Cajas Normalizadas fabricadas en cartón corrugado de 200 lbs. de compresión, laminado, compuesto por fondo y tapa, agujeros de doble precintado. Las mismas, una vez intervenidas por personal especializado de la Empresa, se almacenan en estanterías tipo RACKS de material 100 % ignífugo. Asimismo, todo movimiento sobre las Cajas Normalizadas se desarrolla bajo normas de estricto control y seguimiento a efectos de evitar extravíos o daños sobre los fondos documentales de nuestros clientes. Conjuntamente, se han eliminado al mínimo los elementos riesgosos, motivo por el cual, las naves de almacenamiento no poseen instalaciones de gas natural mientras que la instalación eléctrica esta confeccionada con cables de alta densidad, cañerías anti explosión y luminarias de compartimento estanco.

EXPURGO O DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Todo documento supone un plazo de vigencia determinado, es decir que en algún momento su existencia deja de ser necesaria u obligatoria para el Cliente. La destrucción segura de documentos constituye una solución definitiva para la eliminación de información pues, la conservación de información más allá del período de retención requerido genera costos de almacenamiento innecesarios y expone a riesgos de robo, uso indebido, divulgación, exigencias de presentación de pruebas y multas por incumplimiento.